Jak napsat efektivně stížnost na nefunkční službu

Každý se již potkal s tím, že nějaká služba nefungovala podle jeho představ. Také jistě každý zažil frustraci z toho, že jeho stížnost nebyla řešena, nebo to tak aspoň vypadalo.

Naštěstí, se zvyšující se konkurencí, se čím dál více firem zaměřuje na kvalitní zákaznický servis. Rychlé řešení stížností či reklamací začíná být jednou z hlavních priorit. A jste vyzýváni k psaní zpětné vazby. Předkládám vám moji zkušenost, která se mi osvědčila jako nejefektivnější při psaní stížností a řešení různých problémů.

Pište stručně

#1 Buďte jasní a struční

Jasně a jednoznačně popište váš problém. Co nefungovalo, případně s jakou osobou jste již něco řešili přímo na místě.

#2 Zůstaňte u konkrétní věci, kterou chcete vyřešit

Řešte jednu věc. Buďte konkrétní. Pokud chcete reklamovat více věcí, napište jej do separátních e-mailů.

Zůstaňte u konkrétní věci, kterou chcete vyřešit

#3 Nepiště naštvaný, sarkastický ani výhružný dopis

Mějte na paměti, že osoba, která čte váš dopis není odpovědná za váš problém. Je to osoba, která se stává prostředníkem mezi vaším problémem a jeho řešením.

#4 Připojte kopie relevantních dokumentů

Připojte kopie všech relevantních dokumentů, které mohou usnadnit váš problém, případně napište výzvu, který dokument je případně třeba doložit.

#5 Napište vaše celé jméno a kontaktní informace

Vždy je důležité uvést jasné identifikátory objednané služby. To je vaše celé jméno, číslo objednávky, váš telefon a e-mail.

#6 Pošlete svůj e-mail přímo na specifické oddělení

Snažte se vždy poslat e-mail přímo na konkrétní oddělení nebo osobu, které(á) je odpovědné(á) za řešení zákaznického servisu.

#7 Napište jasný a smysluplný předmět e-mailu

Předmět e-mailu musí být krátký a jasně identifikující váš problém.

Piště s respektem

#8 Pište s respektem

Myslete při psaní, že e-mail čte také člověk, který se bude snažit váš požadavek vyřídit o to rychleji, když budete respektovat jeho práci. Těch, co štěká a nadává je většina. Proč nebýt odlišný?

Začněte těmito slovy … Vážený pane/paní/slečno nebo Vážený Týme zákaznického servisu.

Pište s respektem

#9 Začněte psát ihned k věci

Jakmile napíšete oslovení, napíšete své jméno a číslo objednávky, začněte ihned jasně, stručně popisovat váš problém.

#10 Napište jasně jakou kompenzaci požadujete a v jakém časovém limitu

Napište, jakou adekvátní kompenzaci vyžadujete. V případě, že kompenzace byla součástí obchodních podmínek při nákupu služby/produktu, taj uveďte.

#11 Poskytněte důkaz

Připojte důkazy o nefunkční službě, fotografie, účtenka, apod.

#12 Zakončete e-mail s respektem

Váš e-mail znovu zakončete s respektem.Například … Předem děkuji za Vaše rychlé jednání v této věci. S pozdravem Lukáš Linhart.

Buďte zdvořilí, struční, pište krátce a poskytněte maximum relevantních informací. Věřím, že budete řešit naprosté minimum stížností, a když přeci jen něco bude, tak vám tyto rady pomohou.

Cestování po světě je pro bohaté - A co když je to jinak?​